Reunião de Integração - ROGERIO MOREIRA PEIXOTO - 2026_05_12 14_26 GMT-03_00 - Anotações do Gemini

mai. 12, 2026

Reunião de Integração - ROGERIO MOREIRA PEIXOTO

convidado Setor Pessoal - Control Raul Feitosa - Control Lucas Rebouças - Control Setor Tecnologia - Control Maynara Víctor - Control Muriel Falcão - Control

Anexos Reunião de Integração - ROGERIO MOREIRA PEIXOTO Notas - Reunião de Integração - ROGERIO MOREIRA PEIXOTO

Registros da reunião Transcrição

Resumo

Reunião de integração da Control detalhou departamentos e processos para diagnóstico inicial e alinhamento contábil estratégico.

Apresentação e Estrutura Control
A Control apresentou seus 5 departamentos principais e os gestores responsáveis pela operação. Ficou decidido adiar a mudança de natureza jurídica para Limitada para coincidir com a renovação das licenças.

Integração Fiscal e Contábil
O setor fiscal priorizará a organização documental para análises tributárias. O setor contábil auxiliará na estruturação financeira, já que a empresa atualmente utiliza métodos informais de controle.

Departamento Pessoal e SST
O setor pessoal alinhou a rotina de folha e rescisões. Foi esclarecido que a gestão de saúde e segurança do trabalho é responsabilidade de profissional técnico externo.

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Próximas etapas

• [Setor Administrativo - Control] Enviar Material: Enviar material de integração, calendário de obrigações e contatos exclusivos do setor financeiro por email.

• [Lucas Peixoto] Comunicar Funcionário: Informar funcionário responsável sobre novo formato de recebimento e segurança dos emails da Control.

• [Setor de Tecnologia] Configurar Portal: Entrar em contato com o cliente para configurar portal, cadastrar emails e identificar gestor de informações.

• [Lucas Peixoto] Fornecer Aditivos: Provenciar aditivos contratuais da empresa faltantes (alterações 2 e 3, referentes aos anos de 1996 e 2003).

• [Lucas Peixoto] Verificar Licenças: Checar datas de vencimento das licenças atuais para agendar alteração da natureza jurídica próxima à renovação.

• [Lucas Peixoto] Enviar XML/SPED: Enviar XMLs de vendas e arquivos SPED de entradas para o email fiscal@controcontabilidade.com.

• [Lucas Peixoto] Coletar Dados: Coletar valor de vendas, compras, saldo de estoque e despesas pagas (aluguel, energia, telefone) referentes a janeiro, fevereiro e março.

• [Setor Administrativo - Control (Lucas Rebolsas)] Estruturar Planilha: Estruturar e enviar planilha modelo de coleta de dados financeiros ao cliente para preenchimento.

• [Deusevanido Almeida] Analisar Desligamento: Verificar a Convenção Coletiva de Trabalho sobre estabilidade em caso de afastamento de 15 dias e analisar histórico de Maria Laiane para repassar informações.

• [O grupo] Criar Rotina: Gerar rotina mensal de folha e relatórios de departamento pessoal, incluindo programação de férias e aniversariantes.

• [Deusevanido Almeida] Analisar Backup: Fazer o levantamento de todas as informações do backup da contabilidade. Entrar em contato posteriormente caso necessite de mais dados.

• [Deusevanido Almeida] Verificar Rescisão: Dar uma olhadinha na situação do caso de rescisão mencionado. Fornecer o retorno para que o processo siga.

Detalhes

• Ajuste Inicial de Áudio e Apresentação da Control: Houve um breve atraso no início da reunião devido a problemas de áudio, que foram resolvidos para que Lucas Peixoto pudesse ouvir a Setor Administrativo - Control (00:00:00). A Setor Administrativo - Control (Mayara) se apresentou como parte do setor administrativo da Control e explicou que o objetivo da reunião de alinhamento é entender a situação da empresa após a migração de outra contabilidade, visando um diagnóstico completo e a apresentação de análises futuras (00:11:03).

• Estrutura da Reunião e Material de Apoio: A reunião visava apresentar a Control, seus setores e gestores, com a participação dos gestores para sanar dúvidas urgentes e promover o conhecimento mútuo. Foi mencionado que o material da apresentação, que inclui canais de comunicação, mídias e o site da Control, seria enviado posteriormente por e-mail para Lucas Peixoto (00:11:57).

• Tópicos da Reunião e Histórico da Control: Os tópicos a serem abordados incluíam uma apresentação geral da Control, serviços, setores e gestores, comunicação e as ferramentas utilizadas para coleta de dados. A Control foi apresentada como uma empresa com 11 anos de mercado, fundada pelos irmãos Ulson e Henrique, e fortalecida pela chegada de Fê e Alícia, formando uma diretoria de quatro membros, cada um com áreas de especialização distintas, como contabilidade, tecnologia, jurídico e financeiro (00:13:04).

• Serviços e Departamentos da Control: A Control oferece serviços em cinco departamentos principais: Contábil, Fiscal, Pessoal e Administrativo Societário. Além desses, são oferecidos serviços terceirizados como BPO financeiro, que cuida do setor financeiro da empresa, e endereço fiscal (CAUP), para empresas que não necessitam de uma estrutura física (00:14:27).

• Gestores e Responsabilidades dos Setores (Administrativo, Contábil e Fiscal): O Setor Administrativo Societário, liderado por Mayara, é responsável pela migração, emissão e renovação de licenças, alterações societárias e endereço fiscal. Lucas Rebolsas, gestor do Setor Contábil, cuida de balancetes, demonstrativos e balanço patrimonial, frequentemente solicitados por bancos. O Setor Fiscal, sob a gestão de Raul Feitosa, lida com faturamento, impostos do Simples Nacional, emissão de notas, guias de impostos e consultoria tributária (00:15:41).

• Gestores e Responsabilidades dos Setores (Pessoal, Financeiro e Tecnologia): Muriel é a gestora do Setor Pessoal, tratando de folha de pagamento, férias, rescisão, admissão, afastamentos e guias mensais de ISS e FGTS. O Setor Financeiro, com Alícia como diretora, administra a parte de honorários e a terceirização do financeiro (BPO), sendo o contato para negociações e segunda via de boletos. Henrique é o responsável pelo Setor de Tecnologia, gerenciando as ferramentas de contato com o cliente (00:17:06).

• Estrutura Hierárquica e Processo de Integração: A estrutura dos setores é composta por gestores que lideram equipes de analistas, assistentes e auxiliares. Inicialmente, a empresa será recebida pelo gestor junto com um analista de integração, que fará a análise inicial e fornecerá um feedback posteriormente. Os assistentes assumirão a empresa em cerca de 4 a 6 meses, cuidando do operacional diário e de demandas de média complexidade, enquanto os auxiliares oferecem suporte para demandas menos complexas (00:18:39).

• Papel do Analista de Integração e Calendário de Obrigações: O analista de integração é responsável por coletar e analisar dados, otimizar processos existentes e identificar pontos críticos e oportunidades de melhoria. Foi apresentado um calendário de obrigações com prazos para o cumprimento de tarefas, como a entrega de guias de FGTS até o dia 20 para o cliente, exigindo o recebimento prévio das informações do cliente. O calendário será enviado por e-mail junto com o material de integração (00:19:53).

• Canais e Horário de Comunicação: O horário de atendimento da Control é de segunda a quinta, das 8h às 17h30, e às sextas-feiras, das 8h às 17h, com intervalo para almoço de 12h às 13h. Os contatos incluem o WhatsApp, telefone fixo e um número exclusivo para o setor financeiro para questões como segunda via de boleto e negociações, solicitando que contatos por telefone sejam feitos diretamente, sem ser pelo WhatsApp, devido a inconsistências (00:21:25).

• Envio de Documentação e Canais de Pagamento: A Setor Administrativo - Control confirmou que o setor financeiro entrará em contato para definir o melhor dia e o boleto de pagamento será enviado por e-mail. O e-mail é o principal canal de envio de documentação, e o material de integração incluirá os e-mails de todos os gestores e diretores para solicitações, demandas ou feedback (00:22:26). Lucas Peixoto informou que um funcionário dele será o responsável por receber esses e-mails (00:23:31).

• Modelos de E-mail e Processo de Solicitação de Documentos: A Control demonstrou modelos de e-mail de envio, destacando que o arquivo é baixado de dentro do corpo do e-mail, e nunca enviado como anexo, para prevenção de golpes. Os e-mails de cobrança devem sempre conter o logo da Control, o nome da empresa e a competência (00:23:31). Os setores Pessoal e Contábil podem solicitar documentações, como informações da folha ou extrato bancário, através de um link onde é possível anexar o documento ou justificar sua ausência (opção "não se aplica") (00:24:47).

• Portal do Cliente e Próximos Passos de Tecnologia: Foi mencionada a utilização de um "Portal do Cliente" como ferramenta para gestão de documentos e para o cliente fazer solicitações (recálculo, folha, guia de imposto), o que oferece facilidade de acesso e organização. O Setor de Tecnologia entrará em contato futuramente para configurar a ferramenta, cadastrar e-mails e determinar a pessoa responsável pela gestão das informações (00:28:38).

• Coleta Inicial de Informações e Preferências de Contato: Lucas Peixoto informou que a empresa utiliza apenas um e-mail para todos os setores, o qual já havia sido enviado (00:30:04). Eles solicitaram que toda a documentação, incluindo guias e impostos, seja enviada somente por e-mail, e não pelo WhatsApp. Lucas Peixoto preferiu que a Setor Administrativo - Control continue sendo o contato principal para repassar informações, pois eles não compreendem totalmente o funcionamento interno da Control (00:31:47).

• Prazo de Envio de Impostos e Alinhamento da Contabilidade Anterior: O imposto do Simples Nacional vence no dia 20, e o prazo para envio da guia pela Control é de até 5 dias antes da data, ou seja, até o dia 15 (00:31:47). Lucas Peixoto buscou a Control por necessitar de uma assessoria fiscal mais completa, devido ao crescimento da empresa, mas estão acostumados com o sistema atual. Eles expressaram a necessidade de mudar processos para se adequar às novas demandas (00:33:01).

• Apresentação de Mayara (Administrativo Societário) e Demandas de Contratos: Mayara se apresentou como coordenadora do Setor Administrativo Societário, responsável por alterações contratuais, controle de licenças, renovações e certificado digital (00:35:31). Ela informou que faltam dois contratos (aditivos) na documentação de migração, especificamente as alterações 2 e 3 referentes aos anos de 1996 e 2003, para que a documentação da empresa esteja completa. Lucas Peixoto se comprometeu a providenciar essas alterações (00:37:52) (00:42:27).

• Discussão sobre Mudança de Natureza Jurídica (Individual para Limitada): Mayara mencionou que a empresa está registrada como Empresário Individual, o que expõe o patrimônio pessoal em caso de processos judiciais ou pendências de valores. Lucas Peixoto demonstrou interesse em alterar a natureza jurídica para Limitada (LTDA) para ter maior proteção patrimonial (00:38:42).

• Impacto da Alteração Societária nas Licenças: A alteração para Limitada exige a mudança da razão social da empresa, que deve incluir a palavra "Limitada" (00:39:39). Essa mudança obriga a atualização de toda a documentação e, na maioria dos casos, o pagamento de novas taxas e obtenção de novas licenças. Lucas Peixoto expressou preocupação em ter que arcar com os custos de novas licenças, já que acabaram de renovar as atuais (00:40:39).

• Decisão sobre o Prazo para Alteração Societária: Por uma questão financeira, a decisão foi adiar a alteração para Limitada, alinhando-a com o vencimento das licenças atuais (00:40:39). Mayara anotou a pretensão da alteração, comprometendo-se a relembrar a questão e iniciar a transformação um mês antes do vencimento das licenças (00:41:41).

• Apresentação de Raul Feitosa (Setor Fiscal) e Documentação Necessária: Raul Feitosa, gestor do Setor Fiscal, se apresentou e mencionou um encontro futuro para um plano de ação e cronograma (00:43:19). Raul explicou que a documentação mensal básica necessária para a geração do Simples é o XML das vendas e os XMLs das notas de entrada (SPED) (00:44:28).

• Controle de Vendas de Cartão/Pix e Extratos Bancários: Devido ao cruzamento de dados da Receita Federal (DMP), Raul sugeriu que, caso as vendas declaradas não cubram o volume de vendas por cartão e Pix, seria necessário ter acesso aos extratos (00:44:28). Lucas Peixoto concordou em enviar os XMLs imediatamente e os extratos do cartão e das contas, se for necessário, para uma análise inicial detalhada e ajustes futuros. Os XMLs devem ser enviados para o e-mail fiscal@controcontabilidade.com (00:45:34).

• Organização Inicial e Suporte do Setor Fiscal: O Setor Fiscal priorizará a organização inicial em etapas para, posteriormente, realizar análises tributárias (00:46:35). O responsável pela emissão de notas na empresa pode entrar em contato com o Setor Fiscal para tirar dúvidas sobre emissão, problemas no sistema ou tributação (00:47:43). O Setor Fiscal planeja fazer reuniões pontuais e treinamentos para definir os padrões operacionais futuros (00:48:34).

• Apresentação de Lucas Rebolsas (Setor Contábil) e Necessidade de Dados: Lucas Rebolsas, do Setor Contábil, explicou que o setor atua na análise de demonstrações contábeis e indicadores econômicos/financeiros (como balanço, DRE, margem de contribuição) para auxiliar na tomada de decisão (00:48:34). Eles precisam de dados como extrato bancário, contas a pagar e dados financeiros para realizar simulações tributárias (Lucro Real, Presumido, Simples) (00:49:57).

• Deficiência no Controle Financeiro da Empresa: Lucas Peixoto admitiu que a empresa não possui controles financeiros organizados, utilizando apenas um caderno/agenda para contas a pagar (00:49:57). Ele solicitou que o Setor Contábil cobre a estruturação dessas informações, comprometendo-se a colocá-las em planilhas (00:50:55).

• Solicitação de Dados Iniciais para Simulação Tributária: Para a simulação tributária inicial, Lucas Rebolsas solicitou: o valor das vendas reais de janeiro, fevereiro e março; o valor das compras; o saldo em estoque (o que Lucas Peixoto não possui controle); e as despesas pagas no período (aluguel, energia, telecomunicações) (00:50:55). O Setor Contábil estruturará e enviará uma planilha piloto para Lucas Peixoto preencher (00:52:46).

• Apresentação de Deusevanido Almeida (Setor Pessoal) e Caso Específico de Rescisão: Deusevanido Almeida, especialista do Setor Pessoal, se apresentou e informou que fará um levantamento inicial das informações recebidas da contabilidade anterior (00:56:16). Lucas Peixoto apresentou uma demanda urgente sobre a funcionária Maria Laiane Duarte da Silva Barros (01:00:33) (01:02:04). A funcionária estava em contrato de experiência, teve um atestado de 15 dias por princípio de aborto, e ao retornar, pediu demissão por não querer mais trabalhar, abrindo mão da estabilidade (00:57:42). Lucas Peixoto combinou dispensar o aviso prévio dela (01:00:33).

• Análise da Situação de Estabilidade e Pedido de Demissão: Deusevanido Almeida confirmou que a colaboradora pode pedir demissão mesmo com estabilidade, mas é crucial que ela informe formalmente no pedido que está abrindo mão da estabilidade (00:58:47). Ele esclareceu que, como o caso se tratou de um aborto no início da gravidez e ela já cumpriu os 15 dias de afastamento, provavelmente não haverá estabilidade de acordo com a Convenção Coletiva de Trabalho (CCT) de Iguatu, mas eles farão uma confirmação (00:59:46). A situação será tratada como antecipação do término do contrato de experiência por parte dela (01:01:17).

• Rotina de Adiantamento Salarial e Controle de Ponto: Deusevanido Almeida perguntou sobre a rotina de adiantamento salarial e controle de ponto (01:01:17). Lucas Peixoto informou que a maioria dos funcionários recebe adiantamentos informais (vale) por demanda, e os valores são descontados manualmente do salário final (controle gerencial, não na folha de pagamento) (01:02:04). Ele mencionou que a maioria dos homens pede adiantamento, e as mulheres recebem o salário no dia certo. A empresa não utiliza ponto eletrônico ou manual, apenas cumpre o horário de entrada, saída e almoço (01:03:59).

• Discussão sobre Saúde e Segurança do Trabalho (SST): Deusevanido Almeida mencionou que o setor de saúde e segurança do trabalho é tratado por um profissional à parte, como um técnico ou engenheiro de segurança, ou por clínicas especializadas. Eles explicaram que as obrigações de SST vão além do ASO admissional e incluem ASOs demissionais, periódicos, comunicação de acidentes de trabalho e laudos de riscos do ambiente (01:05:10). Lucas Peixoto confirmou que alguns processos de laudo já haviam sido feitos pela empresa (01:06:12).

• Competência Técnica da Contro para SST: Deusevanido Almeida esclareceu que a Contro não realiza o envio das informações de SST, pois isso é responsabilidade de um profissional técnico da empresa, e a Contro não possui a competência técnica necessária para evitar prejudicar o cliente (01:06:12). Eles alertam os clientes sobre essa questão do SST e se ofereceram para conversar em detalhes posteriormente, incluindo a possibilidade de indicar um profissional, se necessário (01:07:17).

• Nova Obrigação de SST e Canais de Comunicação: Deusevanido Almeida informou que uma nova obrigação, relacionada a riscos psicossociais em saúde e segurança do trabalho, está entrando em vigor no mês atual (01:05:10). Em relação ao departamento pessoal, a comunicação principal do escritório é diretamente com uma pessoa que lida com admissões, rescisões, férias, fechamento e atestados (01:07:17).

• Definição da Rotina Mensal de Departamento Pessoal: A coleta inicial de informações visa estabelecer a rotina mensal do setor, que inclui o envio de relatórios (como programação de férias e aniversariantes) e a geração da folha de pagamento. Deusevanido Almeida irá criar essa rotina utilizando as datas informadas, e a equipe entrará em contato conforme necessário (01:08:12).

• Próximos Passos e Cronograma de Folha de Pagamento: A equipe da Contro irá fazer um levantamento do *backup* da contabilidade e entrará em contato se mais informações forem necessárias; uma reunião posterior poderá ser agendada, mas pode não ser necessária (01:08:12). Em resposta à urgência da folha de pagamento, Deusevanido Almeida informou que a cobrança de informações começa por volta dos dias 20 ou 21 do mês (01:09:22).

• Status de Adiantamentos e Rescisões: Como a empresa não tem um adiantamento oficial e a data é dia 12, não há urgência imediata para a folha de pagamento, a menos que haja férias ou rescisões pendentes. Deusevanido Almeida mencionou que iria verificar a situação da rescisão que Lucas Peixoto havia informado e retornaria com o acompanhamento (01:09:22).

• Encerramento da Reunião e Disponibilidade: O Setor Administrativo - Control reiterou que a equipe fica à disposição para quaisquer dúvidas que surjam durante o período de análise. Após as análises iniciais, será agendada outra reunião para o diagnóstico final de como prosseguir (01:09:22).

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