Reunião - Grupo Green(Camila_Igor)_Marcos Menezes - 2026_03_02 16_08 GMT-03_00 - Anotações do Gemini

2 de mar. de 2026

Reunião - Grupo Green(Camila|Igor)/Marcos Menezes

Convidados Hudson Cavalcante igorchacon3@gmail.com financeiro.greenx@gmail.com Lucas Rebouças - Control Marcus Meneses Marcus Meneses

Anexos Reunião - Grupo Green(Camila|Igor)/Marcos Menezes

Registros da reunião Transcrição

Resumo

Lucas Rebouças – Control e Lícia Cavalcante, do BPO financeiro, alinharam a intenção de iniciar a terceirização financeira neste mês, com a discussão principal focada na escolha do sistema financeiro. Embora Lícia Cavalcante tenha defendido o uso do Conta Azul devido aos melhores relatórios e funcionalidades para o financeiro, Lucas Rebouças – Control reafirmou a decisão de manter o sistema Mais Controle, apesar de estar sendo usado apenas para orçamentos e obras, visando a disciplina interna e o uso integral do sistema para todas as áreas (obras, fiscal, contas a pagar/receber). Lícia Cavalcante se comprometeu a enviar um comparativo entre os dois sistemas, definir um processo para solicitação de pagamentos, e iniciar a fase de implantação de 45 dias, que inclui o onboarding, a criação de acessos e o mapeamento das despesas recorrentes com Camila, visando a profissionalização da gestão e a utilização completa do Mais Controle.

Detalhes

• Alinhamento e Preparação Inicial: Lucas Rebouças – Control iniciou a reunião com ajustes técnicos para conexão da câmera e do microfone, garantindo que todas as pessoas estivessem ouvindo bem (00:00:00). Lucas Rebouças – Control mencionou a necessidade de alinhamento com a equipe para iniciar o trabalho de terceirização financeira neste mês (00:01:44). Lícia Cavalcante foi convidada a dar uma visão geral sobre como o trabalho seria realizado e os requisitos necessários (00:02:41).

• Visão Geral da Terceirização Financeira (BPO): Lícia Cavalcante resumiu o serviço de terceirização financeira, que inclui a operação do dia a dia, como Contas a Pagar, Contas a Receber, conciliações e a geração de indicadores através de um sistema. Este serviço será adaptado à realidade da empresa, focando nas informações disponíveis no sistema que utilizam (00:03:33).

• Discussão sobre Sistemas Financeiros (Mais Controle vs. Conta Azul): Lícia Cavalcante destacou a necessidade de decidir entre continuar usando o sistema Mais Controle, que a equipe dela já conhece e usou para implantação em outros clientes, ou migrar para o Conta Azul, que é um sistema considerado muito bom para serviços. Lucas Rebouças – Control relatou ter usado o Conta Azul anteriormente e achou-o bom para vendas e estoque, mas inadequado para obras devido às muitas variáveis (00:04:46).

• Análise Técnica dos Sistemas: Lícia Cavalcante indicou o Conta Azul como a opção preferível para o financeiro, explicando que o sistema passou por melhorias contínuas, incluindo integrações de notas e funcionalidades da conta digital (00:05:54). Eles notaram que o Mais Controle é um sistema necessário para a gestão de obras, mas a parte do financeiro não está sendo alimentada internamente com dados de compras e notas fiscais (00:06:52).

• Estado Atual e Intenção de Uso do Mais Controle: Lucas Rebouças – Control confirmou que o Mais Controle não estava sendo usado para o financeiro e que atualmente está focado em orçamentos e área de obras. Eles pretendem começar a alimentar o financeiro no Mais Controle, mas Lucas Rebouças – Control solicitou uma apresentação do Conta Azul para avaliar a possibilidade de adotá-lo ou usar os dois sistemas (00:09:03).

• Posicionamento sobre Sistemas Paralelos e Uso Exclusivo pelo BPO: Lícia Cavalcante expressou a intenção de trabalhar com informações integradas e enfatizou que o Conta Azul é estritamente um sistema financeiro, não substituindo a funcionalidade de gestão de obras. Ela observou que a equipe do BPO operaria o Conta Azul, minimizando a necessidade dos sócios acessarem-no diariamente, exceto para ver relatórios ou autorizar pagamentos se usarem a conta digital integrada (00:10:03).

• Decisão e Racionalidade para o Uso de um Sistema Único: Lucas Rebouças – Control argumentou que a forma mais assertiva de trabalhar seria ter um sistema único, o Mais Controle, para contas a pagar/receber, fiscal e obras, apesar da praticidade do Conta Azul (00:11:30). Embora Lícia Cavalcante tenha concordado que o ideal é um sistema único, ela salientou que o Conta Azul oferece melhores relatórios e geração de informações (00:12:44).

• Compromisso de Fornecer uma Análise Comparativa: Lícia Cavalcante se prontificou a criar um resumo comparativo de prós e contras entre o Mais Controle e o Conta Azul para ajudar na decisão final da empresa, embora a tendência fosse permanecer no Mais Controle (00:14:50). Lícia Cavalcante mencionou que a falta de alimentação interna de informações pré-financeiras no Mais Controle exigiria que o BPO criasse um novo processo para gerir as solicitações de pagamento (00:15:53).

• Aceitação da Decisão e Continuidade da Agenda: Lucas Rebouças – Control reafirmou a preferência em manter o Mais Controle, fazendo um esforço para treinar a equipe e criar disciplinas internas para seu uso completo (00:17:06). Lícia Cavalcante concordou em preparar o comparativo até o dia seguinte para formalizar a decisão antes de prosseguir com a rotina de trabalho (00:18:07).

• Rotina e Entregas Operacionais do BPO: Lícia Cavalcante detalhou as entregas operacionais do BPO, incluindo gestão de Contas a Pagar e Contas a Receber. A gestão de Contas a Receber para contratos envolve a provisão e atualização das previsões de entrada com base nas medições e emissão de notas (00:19:11).

• Fluxo de Pagamentos e Comunicação com o BPO: O BPO será responsável por realizar os agendamentos bancários do Contas a Pagar, enviando um relatório diário ou semanal (se preferível) para autorização da empresa, pois o BPO não autoriza pagamentos. A comunicação inicial será feita por um grupo de WhatsApp do BPO para garantir agilidade (00:20:27).

• Rotina de Conciliação Bancária: Lucas Rebouças – Control perguntou sobre a rotina de conciliação bancária no Mais Controle. Lícia Cavalcante explicou que no Mais Controle a conciliação é mais manual, feita por importação de OFX, enquanto no Conta Azul seria automática (00:21:37). Lícia Cavalcante afirmou que a conciliação bancária é uma rotina diária (00:23:57).

• Gestão de Pagamentos Urgentes e Processos Internos: A equipe discutiu como lidar com solicitações de pagamento urgentes, como a compra de uma peça de máquina. Lícia Cavalcante explicou que o BPO tem estratégias para lidar com a dinâmica do negócio, mas que a empresa pode realizar pagamentos urgentes diretamente e apenas comunicar ao BPO o respectivo documento para identificação (00:25:01).

• Necessidade de Criar um Processo para Solicitações de Pagamento: Lucas Rebouças – Control expressou a inexperiência da empresa com a terceirização financeira e questionou a necessidade de um processo para cada pagamento. Lícia Cavalcante confirmou que um processo seria criado para as solicitações vindas das áreas, para garantir autorização e controle (00:27:30).

• Mapeamento de Despesas Recorrentes e Definição de Processos de Solicitação: Lícia Cavalcante descreveu o mapeamento de despesas recorrentes (folhas, encargos, aluguel, etc.) que são consideradas teoricamente autorizadas (00:29:46). Para as demais solicitações (compras de material e despesas avulsas), um procedimento será mapeado, podendo ser uma planilha online compartilhada, ou através do próprio sistema Mais Controle, adaptando-se à realidade da empresa (00:31:02).

• Compromisso com a Organização e Disciplina no Processo: Lucas Rebouças – Control enfatizou a importância de seguir o processo, mesmo em contingências ou urgências, para garantir a organização da empresa, reconhecendo que eles precisam de disciplina (00:33:35). Lícia Cavalcante confirmou que eles iriam criar um processo para o pagamento acontecer (00:36:06).

• Diferenças entre Mais Controle e Conta Azul para Autorização de Pagamentos: Lucas Rebouças – Control levantou a questão dos perfis de acesso no Mais Controle e a dificuldade de autorização de pagamentos urgentes em comparação com a praticidade do Conta Azul de Bolso para essas contingências (00:37:03). Lícia Cavalcante informou que o Mais Controle permite criar subperfis, dando flexibilidade de acesso (00:42:25).

• Custos de Licença e Reafirmação da Estratégia do Mais Controle: Lícia Cavalcante informou que o Conta Azul custa R$ 179/CNPJ para o BPO (00:40:12). Lucas Rebouças – Control expressou que a escolha original pelo Mais Controle foi pela organização da obra e decidiu manter o sistema, buscando implantar os processos necessários (00:41:10) (00:43:24).

• A Importância da Mudança Cultural para a Organização: Lícia Cavalcante advertiu que a parte mais desafiadora não é desenhar o processo, mas sim a mudança cultural de todos para evitar que exceções virem regra, algo que é vivenciado em seus clientes. Lucas Rebouças – Control concordou, declarando que a mudança cultural precisa ser implementada imediatamente (00:44:21) (00:46:21).

• Próximos Passos e Início da Implantação: Lucas Rebouças – Control confirmou o acerto de valores e a intenção de iniciar a implantação o mais rápido possível usando o Mais Controle (00:47:21). Eles planejam alinhar a engenharia para que o Mais Controle seja totalmente utilizado para orçamentos e diário de obras (00:48:42).

• Resumo das Entregas do BPO: Lícia Cavalcante apresentou um resumo dos serviços do BPO, incluindo contas organizadas, conciliação bancária diária, gestão de Contas a Pagar, fluxo de caixa (realizado e projetado), contato direto com a contabilidade e acesso à equipe especializada (00:50:41). O formato de trabalho é 100% remoto, com comunicação via e-mail, WhatsApp e reuniões online (00:53:09).

• Estrutura da Equipe e Responsabilidades: A equipe do BPO é composta por um operador (assistente financeiro), um analista (apoio e suporte) e um gestor financeiro (Lícia Cavalcante), que é o ponto focal (00:54:22). O BPO não faz transação ou autorização financeira, nem negociação com terceiros (00:55:39).

• Responsabilidades da Empresa Cliente e Rotina de Trabalho: A empresa é responsável por disponibilizar a documentação digital (como contratos), autorizar pagamentos e dar acesso aos sistemas gerenciais (00:55:39). A rotina do BPO inclui gestão do Contas a Pagar/Receber, emissão de relatórios diários (agendamentos bancários, conciliação), semanais (planejamento e fluxo de caixa), e mensais (fechamento, DRE gerencial) (00:56:51).

• Fase de Implantação: Lícia Cavalcante finalizou explicando a necessidade da fase de implantação, que é o primeiro passo após o alinhamento da reunião, antes de começar a operação de rotina (00:58:00).

• Próximos Passos Iniciais e Onboarding: Lícia Cavalcante detalhou as etapas iniciais do processo de implantação, começando com a elaboração e envio do contrato para assinatura e, em seguida, o início da configuração do software financeiro. Uma reunião de onboarding será agendada para apresentar a equipe da Lícia Cavalcante e orientar sobre a dinâmica operacional, incluindo a criação de acessos aos sistemas e contas bancárias secundárias. Lucas Rebouças - Control confirmou o entendimento sobre a implantação e o sistema completo, reiterando que a decisão pelo lucro real anual financeiro e pelo RH de recrutamento já havia sido tomada (00:59:13).

• Alinhamento Operacional e Cadastros Iniciais: Durante a fase inicial, será fornecida orientação sobre a dinâmica operacional, definindo as responsabilidades de ambas as partes, alinhando canais de comunicação e criando um grupo de BPO. Lícia Cavalcante explicou que a implantação inclui a criação de acessos ao sistema e bancos e a reunião de mapeamento das despesas recorrentes, que deve ser realizada com Camila (01:00:19). Eles reconheceram que os cadastros financeiros no sistema "Mais controle" terão que ser feitos praticamente do zero, pois o sistema atualmente só armazena dados de obra para RDO e orçamento, sem nenhuma informação financeira (01:01:30).

• Utilização Completa do Sistema: Lucas Rebouças - Control expressou o desejo de utilizar o sistema "Mais controle" em sua totalidade, construindo um banco de dados robusto e aproveitando ao máximo as funcionalidades oferecidas (01:02:29). A intenção é utilizar o sistema para gerenciamento de obras, planejamento, e até mesmo para solicitação financeira de pagamentos e pedidos de contas, pois atualmente eles utilizam menos de 10% da ferramenta apenas para RDO e orçamentos (01:03:19). Lícia Cavalcante observou que, embora as informações financeiras precisem ser cadastradas do zero, o sistema já possui dados de obras que serão puxados para a criação de centros de custo (01:04:34).

• Prazos de Implantação e Funções da Equipe: Lícia Cavalcante informou que o prazo médio de implantação é de 45 dias, observando que o tempo pode ser menor dependendo da disponibilidade e acesso às informações por parte da empresa contratante. Lucas Rebouças - Control pediu celeridade no processo de implantação para que a organização seja alcançada o mais rápido possível (01:05:45). Lucas Rebouças - Control também esclareceu que Marcos é o mentor da empresa, ajudando-os a mudar a cultura e profissionalizar a gestão (01:07:08).

• Decisões Finais e Transição: Lícia Cavalcante confirmou que enviará um comparativo para complementar a decisão sobre o sistema, mas já providenciará o contrato para dar continuidade à implantação (01:05:45). Eles confirmaram a mudança para o regime de Lucro Real a partir da competência de janeiro, o que é visto como um desafio positivo para a profissionalização (01:08:00). Lícia Cavalcante mencionou que eles trabalharão em conjunto, principalmente com Marcos, devido às entregas complementares, e agradeceu a Lucas Rebouças - Control e Marcos por lhes dar as boas-vindas à equipe financeira (01:07:08).

Próximas etapas sugeridas

• Lucas Rebouças - Control enviará o orçamento para Lícia Cavalcante.
• Lícia Cavalcante vai gerar e providenciar o contrato para a assinatura do grupo e seguir com a implantação.
• Lícia Cavalcante enviará o comparativo do sistema para complementar a decisão do grupo.
• Lícia Cavalcante irá agendar a reunião de onboarding para (1) apresentar o time, (2) orientar a dinâmica operacional, (3) alinhar os canais de comunicação e (4) criar o grupo do BPO.

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